Tulisan ini sangat penting disimak bagi kalian, calon sarjana hukum yang bercita-cita menjadi bagian circle “Tim Legal” di suatu perusahaan. Berikut akan diulas dengan lengkap, delapan jenis dokumen yang wajib disiapkan pada RUPS oleh Tim Legal.
Rapat Umum Pemegang Saham atau yang kerap disingkat RUPS, secara umum adalah rapat tertinggi dalam suatu perusahaan yang melibatkan seluruh pemegang saham dalam suatu perusahaan dengan membahas laporan dan kebutuhan lainnya tentang perusahaan.
Dalam Pasal 1 angka 4 UU Perseroan Terbatas No. 40 Tahun 2007, menjelaskan bahwa, RUPS merupakan organisasi perseroan yang mempunyai wewenang yang tidak diberikan kepada direksi atau dewan komisaris dalam batas yang ditentukan dalam undang-undang dan/atau anggaran dasar.
RUPS sendiri terdapat dua jenis, yakni RUPS Tahunan dan RUPS Luar Biasa. RUPS Tahunan berdasarkan Pasal 78 Ayat (2) UU Perseroan Terbatas, diadakan paling lambat 6 (enam) bulan setelah tahun buku berakhir suatu perusahaan.
BACA JUGA: CATATAN AKHIR TAHUN PERUSAHAAN VERSI DIVISI LEGAL!
Sedangkan RUPS Luar Biasa tersirat dalam Pasal 78 Ayat (4) UU Perseroan Terbatas yang dapat diadakan setiap waktu berdasarkan kebutuhan untuk kepentingan perseroan. Tentunya dengan adanya syarat-syarat yang harus dipenuhi.
Hal yang Harus Disiapkan Tim Legal Saat RUPS
Jika kelak kalian bekerja sebagai Tim Legal dalam suatu perusahaan, ketika jajaran direksi mulai membahas akan mengadakan RUPS, maka dokumen-dokumen yang wajib disiapkan antara lain sebagai berikut.
- Anggaran Dasar Perseroan
Dokumen ini sangat penting untuk disiapkan, mengingat melalui anggaran dasar dan perubahannya, kalian bakal tahu tentang sejarah dan perjalanan perusahaan tersebut. Di dalam dokumen ini juga mengatur tentang siapa pemilik saham, komisaris serta jajaran direksi sekaligus bagaimana teknis pelaksanaannya. Sehingga kamu wajib mempelajarinya terlebih dahulu.
- Surat Undangan RUPS dan Daftar Hadir
Berdasarkan Pasal 79 Ayat (1) direksi dalam melaksanakan RUPS wajib didahului dengan adanya surat pemanggilan kepada para pemegang saham dan dewan komisaris.
Sejalan dengan surat undangan, Tim Legal juga harus menyiapkan daftar hadir mengingat dokumen ini sangat diperlukan khususnya dalam menghitung jumlah minimum pemegang saham atau wakilnya yang harus hadir agar RUPS sah dan dapat mengambil keputusan yang mengikat secara hukum (Kuorum).
- Agenda RUPS
Selain itu kalian juga harus mempersiapkan dokumen yang membahas dan menerangkan tentang hal apa saja yang akan dibahas dalam RUPS tersebut. Hal ini bertujuan agar dalam RUPS pembahasannya lebih terarah.
- Laporan Tahunan
Dalam dokumen ini minimal berisi tentang laporan kinerja direksi, laporan tugas pengawasan dewan komisaris dan laporan aktivitas keuangan suatu perusahaan dalam menjalankan usahanya.
BACA JUGA: PENGEN JADI BOS AJA, DAH BOSEN JADI BUDAK CORPORATE
- Laporan Keuangan
Tim Legal berkoordinasi dengan divisi keuangan untuk menyiapkan laporan keuangan suatu perusahaan yang meliputi neraca, laporan laba rugi, laporan arus kas dan laporan perubahan ekuitas.
- Risalah atau Notulensi RUPS
Merupakan dokumen yang mencatat segala aktivitas dalam pelaksanaan RUPS yang biasanya berisi tentang pembahasan yang terjadi, usulan bahkan keputusan dalam RUPS tersebut.
- Dokumen Keputusan atau Penetapan
Segala bentuk keputusan dan penetapan yang terjadi dalam RUPS tersebut juga harus terdokumentasi dan tercatat rapi yang biasanya menjadi tugas notulensi RUPS dalam hal ini Tim Legal. Menjadi sangat penting mengingat dengan dokumen ini kemudian akan dijadikan akta notarial sebagai perubahan dalam suatu perusahaan.
- Meterai
Dokumen ini yang biasanya sering lalai, perlu diingat peran meterai juga diperlukan dalam RUPS sebagai pajak dokumen yang digunakan dalam penandatanganan suatu keputusan atau penetapan dalam RUPS.
Itulah pren, delapan jenis dokumen yang wajib disiapkan dalam pelaksanaan RUPS di dunia kerja. Kedelapan jenis dokumen tersebut seringnya disiapkan oleh Tim Legal dalam pelaksanaan RUPS suatu perusahaan.
